GTD-B(仮称)

GTDでは、TODOリストとかプロジェクトの管理に、どんなツールを使うのか、は特に決められていません。そのため、各自が自分に都合のいいツールを探すのも一つの楽しみになっている面があったりします。たとえばRemember the milkのようなWebサービスなどのディジタル系や、RHODIAなどのアナログ系があったりします。

いろいろと試してきた結果で、どうなっているのか、をいまの段階で覚え書きの意味で、書いておきます．

いまのところ、すっかりアナログ派になっています。具体的には、一次メモがRHODIAのNo.11です。なるべく、ペンといっしょに胸ポケットに入れておいて、忘れたくないことや気がついたことを、とにかく忘れる前にここに書いておくことにしています。歳をとって記憶力が落ちたせいか、本当に忘れてしまうことが多くなりました。下手をすると、なにか書こうとしたときにちょっと割り込みでもあると、なにかメモしようと思ったことだけをおぼえていて、肝心のことは記憶していないことがあったりして、そのときは本当に悔しい思いをすることがあります。脱線しますが、こういうときに不思議なのは、思い出そうとしているうちに思い出したときにはすぐにそれだとわかったり、違うことだと違うとわかることです。それを考えると、そのこと自体は脳に記憶されていて、そこに配線がつながっていない状態にでもなっているのでは、という気がします。

以前は、RHODIAのみでTODOを管理しようとしていたんですが、ある程度の期間で継続する仕事が多いため、RHODIAだと流れをおさえることができない気がしました。そこで、手元にあったもらい物のA5サイズのラセン綴じのノートに、それぞれの仕事ごとでページを変えるようにしましたが、前のエントリーにも書いた通り綴じノートだとページの順序が入れ替えられないために、それぞれの仕事のページがばらばらになってしまいました。そこで、ルーズリーフを綴じたA5サイズのバインダーで、仕事ごとにページを分けるようにしました。これで、仕事ごとにページをまとめて管理する仕組みができました。ページを分けるほどでもない細かいTODOは、場所とか相手で分類したページにまとめて書いておきます。

スケジュールは、スーツの内ポケットに入るサイズの手帳で管理しています。会議室には、バインダーと、上着を脱いでいる場合には手帳と、胸ポケットのペンとRHODIA、場合によってはノートPCを持っていくことになります。

この仕組みにして、会議の準備をそれぞれの仕事のページに書くことになったので、いざ会議のときに準備忘れをすることが減ったような気がします。

仮称のGTD-BはGTDにBinderの頭文字のBを組み合わせてみました。

作業時間の記録

最近読んだ「スピードハックス」とかによると、生産性を上げるには、事前に作業時間を見積もって、実際にかかった時間と比較するといい、とありました。いいと聞くと、すぐに試したくなってしまう私としてはさっそく、と思いましたが、なかなかいいツールが見当たりませんでした。そういうサービスを提供しているWebサイトはいくつもあるみたいですけど、客先の名前とかを社外のツールに入力するのはちょっと抵抗があったりします。

適当なツールが見当たらなかったので、とりあえずExcelで一行に作業名と見積もった作業時間、開始時間と終了時間を入力すると、見積もり時間と実際にかかった時間の差を計算するような表を作成して、しばらく試してみました。確かに慣れないことをしているせいか、作業に集中できるような気がしました。いままでだと、なにか作業をしながらでも、他に思いついたこと、たとえば調べ物とかに気づくと、ついそちらの作業を始めてしまって、元の作業がどこかにいってしまうことがよくありました。それが、気づいた作業はメモするかExcelに記録して、元の作業を続けるようになって、割り込みが減りました。

一方、Excelだと当然のことながら、いろいろと不満な点がありました。一つは、並び替えが簡単にできないことです。作業を記録する順序と実行する順序はかならずしも同じにはならないため、次にどの作業するべきなのか、が簡単にはわからないため、いちいち考えなくてはいけないです。終了した作業がそのまま残っているのも、次の作業を簡単には見つけられない原因の一つです。これからしなくてはいけない作業と終了した作業が簡単に区別がついて、自由に並び替えができるようなツールがあると便利そうなんですが、見当たらないです。

毎日のタスクとスケジュールをまとめて管理できるシート

David Seah : The Printable CEO™ VI.1: Emergent Task Planning

シートの左側にはスケジュール、右側の上には重要なタスク、右側の下にその日の作業でのメモを記入する。

GTDのActionの粒度

GTDでは2分以内に処理できるActionはすぐに処理することになっています。メールの返信処理などで一通あたりの時間は2分以内であったとしても、返信する必要のあるメールがたとえば10通あったり、前の夜からやろうと気づいたことをいろいろとメモしていたりすると、すぐに処理するActionが20~30件溜まっていたりすることがあります。それらのActionを記憶しているのは自分の頭の処理能力を無駄使いすることになってしまうので、裏紙にでもざっとメモをして、端から処理することになります。

これは、もしかすると「メール返信」みたいな単位のTODOにまとめて、Next Actionとして登録する方がいいのか、という気もしています。特にすぐやるActionを処理している間に電話がかかってきて割り込まれたりすることを考えると、登録しておいた方がいいような気もするし、細かいActionを登録するのもむだな気がするし、で悩ましいところです。

ThinkingRock

どうもWikiが向いていないらしく、GTD Style Wikiとはうまくいきませんでしたが、ThinkingRockを試してみることにしました。これはGTDワークフローがツリーに組み込まれているのがわかりやすくて気に入りました。しばらく使い込んでみることにします。

GTDの壁紙

lifehackerにGTDワークフローを表示した壁紙が紹介されていましたので、さっそくWindowsの壁紙に設定してみました。頭ではわかっていても実際に仕事をしているときには、ついワークフローに従わないことがありました。日頃からもっとも目にしている画像をGTDワークフローにしておけば、少しはワークフローを意識するようになることを期待することにします。

GTD Style Wikiを試してみることにした

毎日のTODOリストの管理は裏紙にメモしていたが、前日終わらなかったTODOが多くて、それを転記するのが面倒になったので、やはりPCで管理する方が便利な気がして、以前試して見て断念したGTDTiddyWikiをもう一度試してみようかと、Googleで"GTD Wiki"で検索したら、前に検索したときにはなかったGTD Style Wikiを見つけた。どうやら今年の7月に公開されたらしい。さっそく試してみると、GTDTiddyWikiよりもGTDに向いているような気がした。

TODOの管理は、手帳を含む紙ベースとPCベースと両方試してみたが、それぞれに長所短所があってどちらとも決めきれない。紙の場合はどこでも利用できるということがメリットだが、一度書いた項目の再利用が難しいのがデメリットである。また、分類もいろいろと変えたりすることは難しい。ポストイットを利用することでこのあたりを解決できるが、個人的にははがれてなくなってしまうのが怖い。逆にPCの場合は一度入力した項目の再利用や分類は自由だが、当然のことながらPCがないとなにをすればいいのかすらわからなくなってしまうというデメリットがある。

結局、オフィスの机の上で作業する時間の長さと、使っているPCの持ち運びやすさやスタンバイや休止状態から復帰する時間などで決まってくるような気がする。もちろん、管理するTODOの数が少なければ融通の利く紙が有利かもしれないし、多ければPCが有利になるかもしれない。