スケジュール調整のメール

シゴタノの自分もみんなも楽になるメールの読み方・書かせ方に「自分にとって負担になるメールを書かせない」という項目があった。それで思い出したが、正確に数えたわけではないが、ミーティングなどのスケジュールを調整するためのやりとりが、メールのある程度の割合になっている気がする。

よくあるパターンとしては、こんな感じじゃないかと思う。

1. まず、ミーティングの主催者が、適当な日程の候補をいくつか参加してもらいたい人に送る。
2. メールを送られた人が、自分の都合のいい日程を返信する
3. 返信をもらった主催者が参加する人全員で都合のいい日程を選んで、参加者にあらためて通知する。

おなじ社内だけでスケジュール調整するんだったら、スケジューラーで参加者のスケジュールを確認して、そこから選べばいいような気もするけど、実際には常にオンラインでいられるわけでもなくて、出先とかオフラインのときにミーティングのスケジュール調整をすることもあるので、スケジューラーを全面的に信用できるわけでもなかったりする。このあたりは別のエントリーに書くことにして、ここで話題にしたいのは2.で返信するときに、送信者だけに返信するべきなのか、それともあて先全員に返信した方がいいのか、である。

全員に返信する場合には、最初に返信する人以外は前に返信した人のメールが届いているわけで、それに返信すべきなのか、それとも最初の主催者からのメールに返信するのがいいのか、前に返信した人のメールに返信する場合にはTOを主催者に変更するべきか、など細かいことを気になってくる。どうでもいいような気もするけどそれを気にするのがマナー、だという気もする。

全員に送信していると参加者の多いミーティングの場合には、そのスケジュール調整のメールだけでもあっという間にメールボックスの未読メールがいっぱいになってしまう。そうかといって、スケジュールが決まるまでは気にしないことにしていると、いつのまにかスケジュール以外に本来はミーティングで議論するべきなのにメールで議論が始まっていたりして、気を抜けなかったりするのも困る。

基本的には主催者のみに返信して、主催者にまとめてもらえばいいんじゃないかと思っているが、先に他の参加者が全員に返信していたりすると、それにあわせた方がいいのか、で悩むことになる。ここに書いてもまったく効果はないと思うが、スケジュール調整のメールの返信はぜひ主催者のみがマナー、になってほしい。